Privacy­verklaring

Wie wij zijn

Heb je een vraag over deze verklaring of over je gegevens? Mail naar info@treowmedia.nl. We reageren binnen een maand, meestal een stuk sneller.

Als je contact met ons opneemt

Vul je het contactformulier in, dan vragen we je naam, je e-mailadres en je bericht. Daarnaast slaat het formulier automatisch je IP-adres en het tijdstip op, zodat we spam kunnen herkennen. Die gegevens komen binnen op onze eigen server en worden niet gedeeld met anderen.

Mail je ons, app je ons of bel je ons, dan geldt hetzelfde: we gebruiken je gegevens om je vraag te beantwoorden en voor niets anders.

Waarom we dit mogen: om je vraag te kunnen beantwoorden en, als er een opdracht uit voortkomt, om die uit te voeren.

Hoe lang: twee jaar na ons laatste contact. Wordt het een opdracht, dan vallen je gegevens daarna onder onze klantadministratie.

Als je deze website bezoekt

We gebruiken cookies. Welke precies, bepaal je zelf in de cookiemelding die je bij je eerste bezoek ziet. Je keuze kun je altijd aanpassen via de cookie-instellingen onderaan de pagina.

Noodzakelijke cookies

Deze staan altijd aan. Ze zorgen dat de site werkt en onthouden welke keuze je in de cookiemelding hebt gemaakt. Hier kun je je niet voor afmelden, want zonder deze cookies werkt de site niet.

Google Analytics

Alleen na jouw toestemming. Hiermee zien we hoeveel mensen de site bezoeken, welke pagina’s ze bekijken en hoe ze hier terecht zijn gekomen. We gebruiken dat om de site te verbeteren, niet om jou persoonlijk te volgen. Google verwerkt deze gegevens namens ons en kan ze daarbij in de Verenigde Staten verwerken.

Microsoft Clarity

Alleen na jouw toestemming. Clarity legt vast hoe bezoekers onze site gebruiken: waar de muis beweegt, waar geklikt wordt en hoe ver mensen scrollen. Daarmee zien we waar mensen vastlopen. Wat je in formuliervelden typt wordt standaard afgeschermd.

Microsoft bewaart de opnames 30 dagen en de samengevatte gegevens, zoals warmtekaarten, negen maanden. Daarna worden ze definitief verwijderd. Ook Microsoft kan deze gegevens in de Verenigde Staten verwerken.

Als je in een van onze video’s staat

Dit is voor ons het belangrijkste onderdeel, dus daar zijn we uitgebreid over.

We filmen op locatie bij onze opdrachtgevers. Daarbij komen mensen in beeld: de ondernemer zelf, medewerkers, en soms klanten of voorbijgangers.

Wat we vragen als je meedoet

Sta je herkenbaar in beeld en werk je bewust mee aan een video, dan vragen we je toestemming en leggen we die schriftelijk vast. Daarbij vertellen we waar het beeld gebruikt gaat worden: op de kanalen van de opdrachtgever, en of het ook in ons eigen portfolio mag verschijnen. Dat zijn twee aparte vragen, en je mag op de tweede nee zeggen zonder dat dat gevolgen heeft.

Meedoen is altijd vrijwillig. Twijfel je, dan filmen we gewoon iemand anders.

Als je toevallig in beeld komt

Filmen we op een plek waar publiek komt, dan hangen we bij de ingang een aankondiging op. Kom je op de achtergrond in beeld en wil je dat liever niet, laat het ons weten. Dan halen we het weg of maken we je onherkenbaar.

Je kunt je bedenken

Heb je toestemming gegeven en wil je dat terugdraaien? Mail info@treowmedia.nl. We halen de video binnen vijf werkdagen offline en verwijderen hem uit ons portfolio. Je hoeft daar geen reden voor te geven.

Wat we niet kunnen: beeld terughalen dat anderen al hebben gedeeld, gedownload of doorgestuurd. Daar hebben wij geen controle over en dat beloven we dus ook niet.

Hoe lang we beeld bewaren

Ruw beeldmateriaal bewaren we twaalf maanden na oplevering, zodat we er binnen dat jaar nog een extra versie uit kunnen monteren als je daarom vraagt. Daarna verwijderen we het. Opgeleverde video’s bewaren we zolang de samenwerking loopt plus twaalf maanden. Beeld dat we met toestemming in ons portfolio gebruiken, bewaren we zolang we het tonen.

Waarom we dit mogen: op basis van jouw toestemming.

Als je klant bent

Van opdrachtgevers bewaren we de bedrijfsgegevens, contactgegevens, afspraken en facturen die nodig zijn om de opdracht uit te voeren en de administratie te doen.

Voor het plaatsen van video’s krijgen we beheerrechten op je social media-accounts. Die gebruiken we uitsluitend voor de afgesproken werkzaamheden. Gegevens die we daar tegenkomen, zoals je volgers, reacties of binnengekomen berichten, gebruiken we nergens anders voor en slaan we niet apart op.

Waarom we dit mogen: om de overeenkomst uit te voeren, en voor de facturen vanwege de wettelijke bewaarplicht.

Hoe lang we alles bewaren

Wat	Hoe lang
Berichten via het contactformulier, mail of WhatsApp	2 jaar na het laatste contact
Ruw beeldmateriaal	12 maanden na oplevering
Opgeleverde video’s	Looptijd samenwerking plus 12 maanden
Portfoliomateriaal	Zolang we het tonen, en niet langer dan de toestemming reikt
Toestemmingsformulieren	Zolang we het beeld bewaren, plus 1 jaar
Facturen en administratie	7 jaar, dit is wettelijk verplicht
Google Analytics	14 maanden
Microsoft Clarity, sessieopnames	30 dagen
Microsoft Clarity, samengevatte gegevens	9 maanden

Wie we inschakelen

We doen niet alles zelf. Deze partijen verwerken gegevens namens ons, en met ieder van hen zijn afspraken gemaakt over hoe ze daarmee omgaan:

• TransIP — onze webhosting. Staat in Nederland.
• Google — Analytics en Search Console.
• Microsoft — Clarity.
• Onze boekhouding — voor de facturen.

Google en Microsoft kunnen gegevens buiten de Europese Unie verwerken, met name in de Verenigde Staten. Dat gebeurt op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen die de Europese Commissie heeft goedgekeurd.

We verkopen je gegevens niet en geven ze niet door aan anderen, behalve wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Je rechten

Je mag ons altijd vragen om:

• Inzage in de gegevens die we van je hebben
• Correctie als er iets niet klopt
• Verwijdering van je gegevens
• Beperking van wat we ermee doen
• Je gegevens in een overdraagbaar bestand
• Bezwaar te maken tegen de verwerking
• Je toestemming in te trekken, bijvoorbeeld voor beeldmateriaal

Mail daarvoor naar info@treowmedia.nl. We reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen we je vragen jezelf te identificeren.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan hopen we dat je het ons eerst laat weten. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

Onze website draait op een beveiligde verbinding, te zien aan het slotje in je browser. Beeldmateriaal en klantgegevens staan op afgeschermde opslag waar alleen wij bij kunnen, met tweestapsverificatie waar dat mogelijk is. Toegang tot accounts van opdrachtgevers delen we met niemand anders.

Gaat er ondanks alles iets mis en raken er gegevens op straat, dan melden we dat bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, als het jou raakt, ook rechtstreeks bij jou.

Wijzigingen

Veranderen onze werkwijze of de hulpmiddelen die we gebruiken, dan passen we deze verklaring aan. Bovenaan staat wanneer dat voor het laatst gebeurd is. Bij ingrijpende wijzigingen laten we het onze klanten weten.